Heeft een interne systeembeheerder nog wel nut?

"Nee".
Dat is nogal een radicale uitspraak, al moeten we die ook weer niet al te zwart-wit zien. Kunnen we die bewering staven?
Jazeker. Maar niet voordat we duidelijk hebben gemaakt wat een systeembeheerder precies is.  Wikipedia geeft deze definitie: "Systeembeheerder is een functie in de IT. De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de goede werking van een of meer computersystemen." In de praktijk is een systeembeheerder vaak degene die de kantoorautomatisering werkend houdt.  Dat klinkt eenvoudig, maar dat is het niet: in werkelijkheid gaat het om een enorm complexe taak. En daar zit nu net de crux.

Het huidige IT-landschap binnen organisaties is een veelvoud van hardware, software, applicaties, systemen, databases, apps, portals, koppelingen en integraties. Hierdoor is er een de facto scheiding ontstaan tussen de bestaande en de nieuwe verantwoordelijkheden en definities binnen een IT-omgeving. De rol van een "traditionele" systeembeheerder bestaat in mijn ogen dan ook niet meer. Zeker niet als je die rol definieert in bedrijfseconomische termen.

In de definitie van "kantoorautomatisering" overheerst in belangrijke mate het beeld van het beheren en werkend houden van servers, werkplekken, printers, netwerkcomponenten en het functioneren van Microsoft Office. Daarnaast denk je aan ad-hoc hulp voor medewerkers. Maar dat is maar een klein deel van alles wat IT als geheel binnen een bedrijf omvat.

Daarnaast houden verschillende externe partijen zich namelijk bezig met configuraties en optimalisaties van bedrijfssoftware, e-Commerce platformen, Business Analytics, apps, en nog veel meer. Het gaat daarbij vaak om complexe en kennisintensieve IT-oplossingen afkomstig van specialistische partijen. Die horen dan ook lang niet altijd tot de verantwoordelijkheid van een systeembeheerder.

“In de definitie van "kantoorautomatisering" overheerst het beeld van het beheren en werkend houden van servers, werkplekken, printers, netwerkcomponenten en Microsoft Office.”

Een ander probleem is dat de kantoorautomatisering zoals hierboven benoemd lastig "financieel" te verantwoorden is. Het wordt, vaak onterechte, gezien als kostenpost, als een noodzakelijk kwaad. Medewerkers hebben nu eenmaal een werkstation of laptop nodig, is de redenering, om gebruik te kunnen maken van de systemen en applicaties voor hun werkzaamheden. Het betreffende device is bij aankoop al verouderd terwijl de afschrijving economisch drie à vier jaar is. De printers worden steeds minder intensief gebruikt, de netwerkcomponenten zoals access points voor de Wi-Fi, de router en switches zijn weliswaar heel belangrijk, maar naast de IT’ers weet eigenlijk niemand wat ze precies doen. In de beleving van niet-IT’ers is kantoorautomatisering niet zo spannend. Die moet het "gewoon doen". Ga daar maar eens aan staan als systeembeheerder.

Zeker als je weet dat die aloude kantoorautomatisering stiekem een snel veranderende en tijdrovende beheersbezigheid is geworden. Hybride werken is het nieuwe normaal en zorgt daarmee voor nieuwe uitdagingen op het gebeid van beschikbaarheid en beveiliging. Applicaties zijn steeds meer beschikbaar vanuit de Cloud. Die hebben geen zware serveromgeving meer nodig. En is dat wel zo, dan is de serveromgeving direct weer zwaarder, groter en ingewikkelder dan voorheen. Microsoft Office is getransformeerd naar Microsoft 365. En zo heb je opeens niet meer genoeg aan je standaardkennis van Word en Excel, maar komen er vraagstukken bij omtrent het juist inzetten en gebruiken van SharePoint, Teams en OneDrive. Al dan niet inclusief het Power Platform met oplossingen op het gebied van integratie, reporting en apps. Cyber Criminelen kloppen de ganse dag op de digitale deur en inmiddels is zorg dragen voor de juiste anti-cybercrime oplossingen plus behorende updates en patches een hele klus. Net zo goed als het formuleren en uitvoeren van beleid hieromtrent. Bewustwording, "awareness", procedures (wat te doen in het geval van een digitale gijzeling of een hack?), trainingen, recoveryplannen, de lijst is eindeloos. Intussen moet uiteraard de gehele de IT-omgeving 24/7 beschikbaar zijn. Allemaal aspecten die voor een interne systeembeheerder erg lastig bij te houden zijn. Op een zeker moment is uitbesteden van dit werk aan een team van specialisten eigenlijk bijna een must.

Kantoorautomatisering is in de beleving van niet-IT’ers niet zo spannend - die "moet het gewoon doen".

Dit ligt anders voor bijvoorbeeld goed ingerichte bedrijfssoftware. Daar zijn de kosten versus opbrengst of resultaat beter te kwantificeren. Als verschillende werkprocessen vloeiend op elkaar aansluiten geeft dat tijdwinst. Als er accuraat en actueel inzicht is in de cijfers kan er direct bij- of aangestuurd worden. Als een klantportal goed werkt kan dat de orderwaarde verhogen. En als de inkoopbehoefte direct beschikbaar is kunnen levertijden beter gegarandeerd worden. Zelfs marges kunnen omhoog. Dit betekent dat IT-partijen of applicatiebeheerders die deze systemen en applicaties implementeren en beheren gemakkelijker kunnen shinen. Terwijl ze vaak ook nog een lock-in hebben aangezien organisaties in de regel na pas vijf tot zeven jaar van bedrijfssoftware veranderen. Als ze dat al doen. Vaak omarmt men een nieuwe versie of zijn er zoveel integraties en/of afhankelijkheden met andere systemen dat het vanwege tijdgebrek, kosten en impact op de continuïteit van het bedrijf niet eens meer mogelijk is om te veranderen.

De IT-omgeving bij organisaties van klein tot groot is zeer complex geworden, een omgeving waarin de traditionele systeembeheerder het lastig heeft. IT is bij alle bedrijfsuitdagingen en ambities zo’n wezenlijk onderdeel geworden van de bedrijfsvoering dat het voor een systeembeheerder alleen geen doen meer is die te blijven ondersteunen. Natuurlijk blijft een systeembeheerder nuttig maar niet zoals vroeger. Als die rol al intern wordt vervuld, zal hij  getransformeerd moeten worden naar die van contractmanager, innovatiemanager, IT-manager of een dergelijke  functietitel. In ieder geval zal deze manager het belang van de organisatie behartigen op het gebied van IT. Ook het beheren en in de gaten houden van de externe IT-partners moet onderdeel uitmaken van die functie.

Dit is niets meer en niets minder dan een opening voor een discussie over hoe om te gaan met de digitale transformatie waar we nu midden in zitten.

Hierover van gedachten wisselen? We gaan graag in gesprek met je.